Dicas para garantir a segurança de um grande evento

No Brasil como também no mundo o mercado de produção de eventos está cada vez mais competitivo e exigente devido a inúmeras situações negativas que aconteceram ao longo dos anos. Por isso, buscar excelência na realização de eventos não se torna mais meramente um detalhe, mas algo essencial.

Assim, ao querer realizar um evento seja ele de qualquer natureza, deve-se ter um escopo de diversos pontos a serem considerados em um amplo planejamento que vai desde os mínimos detalhes da entrada até a segurança que tornará os riscos de incidentes praticamente nulos.

No entanto, caso algum imprevisto venha a ocorrer, é fundamental ter um plano de controle da situação — qualquer que seja ela. Neste post, falamos mais sobre esse assunto. Confira!

 

| Qual a importância da segurança em eventos para tudo ocorra com extremo sucesso?

Antes de tudo, é preciso compreender o quanto nossa vida é valiosa para pouco nos importar com a nossa segurança. Como espectador, patrocinador ou promotor de um evento, é essencial assumir a responsabilidade de eventuais riscos, e assim, empregar esforços para sua prevenção. Não é segredo que o planejamento de um evento requer grande esforço. A idealização de um momento comemorativo ou até mesmo de negócios abrange a escolha do local, a temática, o público, as atrações, a duração e outros elementos. Com tanto tempo e dedicação gastos, é essencial que tudo ocorra conforme o planejado, e que a sua segurança, e a de todos os demais, seja uma das prioridades.

 

| Normas de segurança para eventos públicos

A Portaria nº 3.233/2012 dispõe sobre as normas relacionadas às atividades de Segurança Privada, conferida pelo Diretor Geral do Departamento de Polícia Federal no uso de suas atribuições, em 10 de dezembro de 2012. O Grupo Unifort detém de atividades reguladas, fiscalizadas e autorizadas por este Departamento, com os objetivos de garantir a dignidade da pessoa humana, a segurança dos cidadãos, e prevenir eventos danosos e diminuição de seus efeitos, vide artigos 1° e 2° da referida Portaria.

 

| Colete para segurança de eventos é obrigatório?

Sim! O uso de uniforme pelo vigilante é obrigatório e restrito para quando o vigilante estiver em serviço. Tais previsões e regulamentações constam da Lei 7.102 e Decreto Nº 89.056 e Portaria Nº 3.233/2012/DG/DPF.

| Os segmentos da segurança em eventos

Com a finalidade de prover a segurança de todos os envolvidos no evento, assegurando um ambiente confortável, seguro e de perfeita normalidade e harmonia para os organizadores e espectadores, além dos requisitos necessários ao perfil do vigilante que atuará, o serviço de segurança em eventos é segmentado e possui as suas especificidades, que variam conforme o tipo, a dimensão e a localização do evento:

• Controle de acesso;

Tem por objetivo desenvolver as técnicas de controlar o acesso ao evento, mediante revistas pessoais e identificação de objetos e substâncias proibidas, ou suscetíveis a possibilitar atos de violência.

• Gerenciamento de público;

Com o intuito haver pronta resposta a qualquer problema envolvendo pessoas que estejam no evento, é a capacidade de fornecer informações, orientações, indicar os acessos, contribuir com o conforto e bem-estar dos frequentadores, promover a ordem, entre outras funções.

• Gestão de emergências

Tem por objetivo prover combate a incêndios, prestar assistência inicial em situações de emergência, providências adequadas em caso de sinistros, principalmente na evacuação de recintos onde são realizados grandes eventos, sempre com a utilização de técnicas de primeiros socorros com o fim de preservar a vida, bem como identificar e comunicar às autoridades responsáveis, eventuais comportamentos que vão contra os direitos humanos.

| Qual a importância de um equipe profissional no seu evento?

O primeiro ponto para avaliar é a redução de risco que o ambiente vai oferecer e também sempre planejar como lidar em situações emergenciais.

Uma equipe profissional deve estar apta para atuar em diversos tipos de ambientes e situações evitando catástrofes.

Um exemplo de incidente é o que aconteceu em 2013 3m Santa Maria/RS, em um incêndio que matou mais de 200 pessoas e deixou 600 pessoas feridas. Não só no Brasil, mas fora como aconteceu em 2016 na boate Pulse em Orlando, onde cerca de 50 pessoas perderam suas vidas devido a um tiroteio no ambiente.

Relembre o caso:

Anos depois do incêndio que matou 242 jovens e deixou mais de 600 feridos na Boate Kiss, em Santa Maria, no Rio Grande do Sul, familiares das vítimas consideram que a justiça começou a ser feita. No último mês de dezembro, quatro pessoas acusadas pelo Ministério Público (MP) pelos 242 homicídios e 636 tentativas de homicídio por dolo eventual, foram condenadas em júri popular a penas de 18 a 22 anos, a serem cumpridas em regime fechado, inicialmente.

 

Então como você pode perceber, essa questão de segurança é chave, sejam eventos em clubes pagos e com características semelhantes, o mesmo se aplica a outros tipos de eventos como casamentos, confraternizações, feiras, eventos empresariais, etc.

Ter uma equipe formada por profissionais especializados em segurança pode evitar que existam vítimas graves e fatais em casos de incidentes no seu evento. Além disso a atuação coercitiva pode evitar diversos problemas e coibir pessoas mal intencionadas.

Não só por isso, mas em eventos abertos se o público estiver preocupado com a falta de segurança no local, pode afetar o sucesso do seu evento dispersando a atenção das pessoas. A equipe de segurança deve estar visível nas entradas e saídas e até mesmo circulando pelo evento.

Um evento com boa segurança trará comentários positivos e além de deixar as pessoas mais a vontade, fará com que gere avaliações positivas, gerando um marketing gratuito e eficaz. Assim ajudando a conquistar mais público para próximos eventos.

| Planejamento de segurança com análise de riscos

Seja pequeno, médio ou de grande porte, todo evento possui sua estrutura e a necessidade de um perfil de segurança apto para atuar em suas dependências. É essencial contar com a ajuda de uma equipe especializada para fortificar sua segurança através da primordial análise de riscos, mediante o estudo dessa estrutura.

1. Atente-se para a escolha do local

O local deve levar em conta o número de convidados e o tipo de público. Essa escolha é extremamente importante para garantir que todos sejam devidamente acomodados no dia do evento. Lembre-se: um lugar pequeno e superlotado representa graves riscos à segurança dos presentes. É imprescindível respeitar a capacidade do espaço.

Vale ressaltar que também é importante se informar sobre a criminalidade nas redondezas, o histórico de ocorrências de assaltos, as opções de estacionamento, a iluminação nas vias de acesso, a infraestrutura e a documentação do local, os itens de segurança contra incêndio, entre outros aspectos pertinentes.

2. Faça análise e identificação de riscos

É importante identificar possíveis riscos, como furto e roubo, vandalismo, incêndio, desmoronamento e similares. Os processos de análise e identificação de riscos podem ser otimizados por meio de testes feitos antes do evento. Dessa forma, é possível fazer ajustes prévios, caso necessário.

Essa análise também é fundamental para a criação de planos de contingência. Se qualquer imprevisto ou situação inadequada ocorrer, é indispensável que todos os responsáveis saibam como proceder corretamente.

Em caso de incêndio, por exemplo, é preciso ter um plano de evacuação e saídas adequadas. Já em casos de falta de energia elétrica, o ideal é contar com um gerador em diferentes pontos do local.

3. Obtenha todas as autorizações e licenças

Para cada tipo de evento, existem órgãos responsáveis por fiscalizar e emitir autorizações para sua realização. A falta de documentação correta pode causar multas e até o cancelamento do evento.

Para que todo o esforço empregado não seja em vão, é interessante conhecer quais são os documentos comumente exigidos nesse processo.

O mais importante deles é o Alvará de Funcionamento Temporário, válido para cada evento — o que significa que, a cada realização, um novo documento precisa ser emitido. Cada cidade tem suas exigências quanto à documentação a ser apresentada, mas normalmente são exigidos:

• contrato social ou estatuto;
• Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ);
• termo de responsabilidade específico e assinado;
• laudo técnico de segurança;
• comunicado aos órgãos de segurança, como Corpo de Bombeiros e Polícia Militar.

Em alguns casos, é preciso ter um plano de limpeza. Os signatários do pedido devem apresentar documentos de identificação, como RG e CPF. Além disso, é preciso obter autorização da Secretaria Municipal de Trânsito (SMT) e, em determinados casos, da responsável pela defesa do meio ambiente.

Dependendo do tipo do evento, licenças específicas são requeridas. É o caso da Vistoria Sanitária, realizada pela Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa), em eventos que envolvem a manipulação e o consumo de alimentos, por exemplo.

Outro exemplo é o de eventos que farão uso de fogos de artifício. Para essas situações, há a necessidade de Autorização da Divisão de Produtos Controlados.

Se o evento inclui apresentações de artistas ou técnicos, como em shows, é preciso garantir o pagamento pertinente a direitos autorais ao Escritório Central de Arrecadação e Distribuição (Ecad). Esse processo pode levar de 15 a 90 dias, dependendo da cidade e da complexidade do evento. Portanto, é fundamental se antecipar para que tudo esteja pronto em tempo.

Tenha em mente que a ocorrência de acidentes em eventos sem as devidas autorizações pode gerar processos cíveis e criminais, além de criar uma imagem negativa para a empresa. Nenhum gestor deseja isso, não é mesmo?

4. Atente-se para o credenciamento dos funcionários – Sobre a equipe de segurança para eventos

É necessário que todos os integrantes da equipe sejam identificados e divididos por área de atuação (staff, imprensa, segurança e outras). O crachá deve ser pendurado preferencialmente no pescoço, de modo a facilitar a identificação, e usado durante todo o evento.

Os funcionários devem ter uniforme padronizado que facilite o reconhecimento e a rápida identificação por todos os participantes, sejam convidados, sejam organizadores. Embora essa observação possa parecer um mero detalhe, é uma ação que contribui para um planejamento de segurança em eventos efetivo.

5. Tome cuidado com falsificações da identificação do público

A segurança na venda e na distribuição dos ingressos, bem como a identificação das pessoas que acessam o local do evento, é algo de grande importância. Por isso, a portaria deve ter profissionais habilitados e capazes de reconhecer ingressos falsificados, o que diminui consideravelmente o risco de prejuízos para o organizador.

Outra medida preventiva relacionada diretamente ao planejamento de segurança em eventos é a instalação de equipamentos, como identificadores de metal, e a presença de seguranças para controlar e proibir a entrada de armas brancas (como canivetes, facas e outros objetos cortantes que possam ser usados em confusões e causar acidentes).

6. Tenha uma brigada de incêndio

Esses profissionais estão aptos a fazer evacuação, resgate e combate em casos de incêndio ou desastres. Além disso, também podem ajudar a verificar o estado de conservação dos extintores existentes no local e até a providenciar sua substituição, caso necessário.

Ou seja, esse tipo de contratação vale muito a pena. A equipe da brigada de incêndio em geral realiza uma inspeção prévia no local para conhecer o espaço e montar um plano estratégico para o caso de incidentes. Dessa forma, os responsáveis pela organização do evento (e também os participantes) podem se sentir mais tranquilos e confiantes em relação ao planejamento de segurança.

7. Tenha um plano de contingência

O plano de contingência deve conter os procedimentos que serão adotados caso haja incidentes graves durante o evento, como tumultos, incêndios ou desmoronamentos.

É fundamental que todos os integrantes do staff (recepcionistas, imprensa, equipe de limpeza, segurança e outros) conheçam os procedimentos de emergência, tanto para que estejam capacitados a orientar os convidados quanto para sua própria segurança.

8. Tenha um plano de abandono

É importante pensar em rotas de saída, localização de extintores, equipe de brigadistas e todos os itens que incluem a evacuação do local em caso de emergência.

A legislação exige um espaço mínimo para o local de evacuação, além de uma sinalização clara da saída. Esses aspectos devem ser observados com muito rigor, para que possíveis embargos ou multas não venham a ocorrer.

 

Quais os problemas que a segurança de eventos terceirizada pode evitar?

O primeiro ponto positivo é que com uma equipe terceirizada você garante a eficácia da segurança do evento e diminui a sua preocupação com a equipe de trabalho.

Essa equipe pode trabalhar garantindo a atuação em diversas situações como:

• Retirada de indivíduo sem convite, ingresso ou credencial;
• Controle de indivíduo armado;
• Controle de brigas no espaço do evento;
• Auxílio à evacuação do espaço, em caso de incêndio, explosão, vazamento de gás ou outros.

Quanto maior o seu evento mais chances que problemas como esse aconteçam. Por isso é necessário ter uma equipe proporcional ao tamanho do evento.

Em diversos locais se trabalha com a média de 2% do público total, ou seja, um evento com 100 pessoas precisa ter no mínimo 2 pessoas atuando na segurança do local.

Levando em consideração esse cálculo eventos maiores, precisam de dezenas e em alguns casos até centenas de pessoas para cobrir todo o evento.

E com uma equipe terceirizada você poderá ter uma cobertura completa, sem ter que se preocupar com itens operacionais para a atuação da equipe de trabalho.

Quais as principais vantagens de uma equipe de segurança terceirizada?

O primeiro e talvez o principal ponto é que com uma equipe terceirizada você terá profissionais da área de segurança atuando no seu evento. Garantindo que quem trabalha nessa área e treinado e está apto a atuar em situações de risco em potencial de forma eficaz, minimizando riscos e efeitos colaterais.

O custo e o trabalho é menor do que a contratação direta, sem falar que você não precisará se preocupar com direitos trabalhistas como 13° e FGTS, pois você paga apenas o valor que é acordado no contrato de trabalho com a empresa terceirizadora.

Assim que o contrato de trabalho acabar o seu vínculo com a empresa terceirizadora é encerrado, até que volta a precisar contratar novamente. E caso queira substituir alguém no seu time de trabalho o processo é muito mais simples e rápido.

Por fim a empresa terceirizada sempre terá o know-how necessário para atender a sua demanda por completo, isso é se for uma empresa séria e com experiência assim como o Grupo Unifort Assim você não precisará dedicar tanto tempo se preocupando com a segurança do evento e poderá se preocupar com outros aspectos da organização.

O estabelecimento de regras para a prestação de serviços

Mesmo a empresa tendo conhecimento você poderá conversar com a empresa e criar um acordo para a atuação no evento. Como por exemplo, a não utilização de agressão física e verbal, mesmo em situações de imprevisto. Isso por exemplo, pode evitar processos para você e para a empresa terceirizada por abuso de força ou até mesmo de autoridade.

Além disso o profissional deve continuar agindo com civilidade, mesmo que haja um cenário que a situação esteja descontrola. Afinal ter equilíbrio emocional e estar com a cabeça fria, fará toda diferença em situações de anormalidade.

Também vale lembrar que a equipe de segurança também representa a “cara” do seu evento, por isso devem sempre estar atentos e prontos, porém não precisam ser antipáticos com os participantes.

Como agir com a gestão da equipe de segurança

Mesmo que você tenha uma equipe terceirizada, não deve abrir mão totalmente de acompanhar a equipe que trabalha com você. Afinal em qualquer eventualidade você continuará sendo responsável pelo evento.

Por esse motivo alguém da sua equipe (ou até mesmo você), deve acompanhar o trabalho da equipe de segurança, tirar dúvidas sobre o evento quando surgirem e orientando a quem devem recorrer em casos de anormalidades.

Você pode combinar da equipe preparar para você um relatório com anormalidades e acontecimentos que pode ser utilizado para próximos eventos e até mesmo para construir um manual com normas e ações para serem tomadas.

Principais cuidados na hora de contratar uma empresa terceirizada

Alguns cuidados são importantes na hora de fazer a contratação e um deles é justamente o preço, nunca coloque o custo acima da qualidade do serviço prestado.

Você pode querer economizar um pouco, mas esse valor não tem nenhuma importância perto da segurança das pessoas que estarão no seu evento. Desconfie de empresas que entregam orçamentos muito baixos, pois você pode estar contratando uma empresa que não terá a disponibilidade de atender todos os seus requisitos de segurança.

Outro ponto a se observar é o treinamento do time que irá trabalhar com você, não adianta você ter um monte de homens altos e fortes no seu evento, pois sem o treinamento adequado a força pode não fazer diferença alguma.

Os profissionais precisam antes de mais nada saber como agir e reagir, você precisa tomar cuidado para não contratar uma empresa que ofereça “seguranças decorativos”.

Por fim, não se esqueça de ter a proporção correta para a quantidade de pessoas que estará no seu evento, pois assim você garante que em situações de ocorrência o time conseguirá atuar. Mesmo uma equipe bem treinada não é capaz de estar em todos os lugares ao mesmo tempo.

Garanta a segurança fortificada para o seu evento.

Agora que você compreendeu que a segurança em eventos não deve ser realizada por qualquer um, é fundamental que escolha uma empresa confiável e devidamente autorizada a executar tal missão. O Grupo Unifort tem vasta experiência quando o assunto é segurança em eventos, seja de pequeno, médio ou grande porte. Estamos presentes em todos os seguimentos: aniversários, shows, festivais, feiras, convenções, encontros, eventos esportivos, religiosos e muito outros.Todos os requisitos imprescindíveis o Grupo Unifort já possui, só lhe falta nos contatar para fecharmos essa parceria, deixa que da sua segurança a gente cuida. Conheça aqui todos os serviços que oferecemos em segurança para eventos.