Grandes eventos acontecem o tempo todo, mas há um checklist imprescindível para garantir que esses acontecimentos sejam seguros para as pessoas que vão estar presente. Isso tudo porque além de envolver planejamento estratégico, envolvem vidas. Por isso que é necessário ter o apoio de uma equipe formada por profissionais especializados nesse tipo de situação.
No entanto, é possível usar algumas regras práticas que vão facilitar esse processo. O principal item a ser destacado é a segurança e ele não pode ser, de forma alguma, negligenciado.
Algumas dicas básicas a serem consideradas incluem verificar o local do evento em busca de possíveis riscos de segurança, como fechaduras quebradas ou atividades suspeitas, ter uma equipe de segurança confiável para monitorar o evento, digitalizar ingressos ou exigir identificação de todos os convidados e exigir que todos os fornecedores ter certificações ou licenças adequadas.
Além disso, é importante ter um plano para lidar com situações de emergência e garantir que todos os funcionários e voluntários sejam treinados nos protocolos de segurança.Por isso, o nosso checklist é baseado na segurança dos convidados.
O que é um checklist?
Bom, para iniciar o assunto, o checklist é uma listagem onde você define todos os itens necessários para realizar tarefas e depois vai marcando como concluído. Ou seja, é uma maneira de controlar o que já foi feito relacionado a determinado assunto e o que ainda vem pela frente.
De qualquer forma, é uma ótima opção para não deixar nada passar despercebido e ainda pode ser usado com muitas finalidades. Por exemplo, como o assunto abordado é um grande evento, você pode separar por local, itens, produção e muito mais. Apesar de não ser totalmente eficaz, pois é controlado por seres humanos, é uma alternativa viável e muito usada.
Montando um checklist para garantir a segurança de grandes eventos
Agora que já sabe o que é um checklist, fica mais fácil começar a produzi-lo. No entanto, o primeiro passo é saber quantas pessoas serão esperadas nesse evento. A partir disso é que são definidos como vai acontecer o esquema de segurança. Mas, veja pintos que merecem destaque:
1. Ambientes para realização de grandes eventos
Após saber definir a estratégia de quantas pessoas serão recebidas, é hora de escolher o melhor local. Ou seja, um ambiente agradável, confortável e que caiba com tranquilidade o número determinado de pessoas. Essas são peças-chave e fundamentais para não colocar em risco a integridade de ninguém. Lembrando sempre que: esses lugares precisam comportar mais pessoas do que o determinado pela realização do evento.
2. Avalie os riscos gerais
É preciso analisar todos os pontos do local escolhido, se todos ficam de fácil identificação de problemas durante o evento. Se podem ou não sofrer vandalismos, furtos e afins. Questões como incêndios também precisam ser avaliadas e levadas em consideração. O importante é jamais negligenciar a segurança de todas as pessoas envolvidas.
3. Documentações obrigatórias
Mais um item do checklist é fazer a análise e verificação de todos os documentos obrigatórios para a realização do seu evento. São eles que asseguram e atestam a confiabilidade de sua celebração. Além disso, em caso de problemas, é possível mostrar que eles podem ter sido fatalidade e não erro da organização e estruturação.
Os órgãos regulamentadores precisam atestar que tudo que é feito pela sua equipe está dentro dos padrões recomendados e exigências.
4. Normas de segurança para eventos públicos
A Portaria nº 3.233/2012 dispõe sobre as normas relacionadas às atividades de Segurança Privada, conferida pelo Diretor Geral do Departamento de Polícia Federal, no uso de suas atribuições, em 10 de dezembro de 2012. O Grupo Unifort detém de atividades reguladas, fiscalizadas e autorizadas por este Departamento, com os objetivos de garantir a dignidade da pessoa humana, a segurança dos cidadãos, e prevenir eventos danosos e diminuição de seus efeitos, vide artigos 1° e 2° da referida Portaria.
Confira outros itens indispensáveis na hora de montar seu evento
Nome do Evento
Escolha um nome de simples compreensão e memorização, fácil entendimento pelo público desejado e também convidativo. Busque temas de interesse do mercado, novidades e diferenciais para seu evento.
O nome do evento é muito importante para atrair possíveis participantes, uma vez que é a primeira coisa a impactar o público.
Data de Realização
É importante definir a data com antecedência para que haja tempo hábil para o planejamento do evento, divulgação e venda de ingressos. Verifique a existência de feriados e outros eventos na data desejada e em dias próximos, para que os mesmos não interfiram na venda dos ingressos.
Local
Procure sempre um local de fácil acesso, que ofereça toda a estrutura necessária para seu evento – como quantidade suficiente de assentos, palco ou piso elevado, segurança contra incêndio, púlpito, suporte para bandeiras, iluminação, boa acústica. Observe detalhes como a conservação do ambiente, decoração e acessibilidade.
Público Estimado
Calcule o público estimado de acordo com a capacidade do local escolhido. Não disponibilize mais ingressos ou inscrições do que o número de assentos, isso pode causar problemas de superlotação e insatisfação do público presente. Mesmo em locais onde não há lugar marcado, a mobilidade dos presentes é muito importante!
Objetivos
Definir os objetivos do evento é essencial para planejá-lo com foco nos resultados. Pontue os objetivos e as métricas para saber, em números, o que foi alcançado. O objetivo é divulgação de algum trabalho? Conseguir parcerias? Treinar pessoas? Pense nisso para direcionar seus esforços para o que importa 🙂
Atividade e Descrição
Liste nesses campos todas as atividades relacionadas ao evento: contratação de serviços, pagamentos, ingressos, divulgação, licenças, alvarás, dentre outros. O campo de descrição corresponde ao que deve ser feito, por exemplo:
Atividade: coffee break
Descrição: definir cardápio, solicitar orçamentos (baixe aqui uma planilha para produzir o orçamento do seu evento).
Responsável
Coloque o nome do responsável pela atividade relacionada. Ele é importante para que nenhum item do checklist deixe de ser realizado.
Fornecedor
Você pode fazer cotações com fornecedores já conhecidos ou indicados. Escolha com calma, mas lembre-se que alguns fornecedores pedem meses de antecedência para reserva de data.
Coloque neste campo o nome do fornecedor relacionado a atividade, nos casos onde esse item se aplica. Assim, fica mais fácil acompanhar o trabalho dos mesmos.
Contatos
Relacione o telefone e e-mail de todos os responsáveis e fornecedores do evento separados por atividade.
Prazo de Conclusão (deadline)
Defina um prazo de conclusão para cada atividade e acompanhe sempre essa informação, evitando, assim que imprevistos atrapalhem o cronograma do evento.
Situação (status)
Atualize este campo constantemente conforme as atividades sejam realizadas. Defina status para que seja fácil visualizar se os prazos estão sendo cumpridos ou se haverá atrasos. Você pode utilizar os seguintes: pendente, em andamento e concluído.
Lista de Pagamentos
Relacione aqui todos os serviços contratados, com as informações de valores e prazos para pagamento.
Garanta a segurança do seu Grande Evento com os serviços especializados do Grupo Unifort
Agora que você compreendeu que a segurança em eventos não deve ser realizada por qualquer um, é fundamental que escolha uma empresa confiável e devidamente autorizada a executar tal missão.
O Grupo Unifort tem vasta experiência quando o assunto é segurança em eventos, seja de pequeno, médio ou grande porte. Estamos presentes em todos os seguimentos: aniversários, shows, festivais, feiras, convenções, encontros, eventos esportivos, religiosos e muito outros.
Todos os requisitos imprescindíveis o Grupo Unifort já possui, só lhe falta nos contatar para fecharmos essa parceria, deixa que da sua segurança a gente cuida.
